Projektumfeld
Dass jeder Küchenwunsch individuell und außergewöhnlich ist, weiß pronorm nur zu gut: Der Küchenhersteller aus dem ostwestfälischen Vlotho fertigt mit 320 Mitarbeitenden rund 350.000 Küchenschränke im Jahr. Dabei stehen Zuverlässigkeit in Qualität und Service sowie die Umsetzung innovativer Designideen ganz oben auf der Agenda. Das Ergebnis sind Produktlinien, die den Kunden eine große Flexibilität zum bestmöglichen Preis-Leistungs-Verhältnis bieten.
In puncto ERP setzt der Küchenbauer auf SAP. Da der Softwarehersteller SAP allerdings angekündigt hatte, den Support der bestehenden Version bis 2027 einzustellen, stand die Transition zu SAP S/4HANA früher als geplant auf dem Programm. Dabei konnte die Herausforderung, dass durch die verschiedenen Systeme entlang der Wertschöpfungskette mit erhöhtem Aufwand zu rechnen war, pronorm nicht von der Umsetzung abhalten. Das übergeordnete Ziel war klar: Alle im Rechnungswesen vorhandenen Prozesse so weit analysieren und umgestalten, dass sich manuelle Tätigkeiten automatisieren und effizienter erledigen lassen. Dazu sollte das interne Controlling gestärkt und eine zentrale Datengrundlage für Auswertungen und Berichte geschaffen werden.
Es fehlte nur noch der passende Partner, der mit der Axians aber schnell gefunden war: Der IT-Dienstleister konnte den Küchenbauer mit seinem spezifischen Fachwissen überzeugen und in Sachen SAP S/4HANA umfassend abholen.
Projektanforderungen & Projektziele
Ein wichtiger Grundsatz vor dem Start des Projektes wurde durch die Geschäftsführer der Firma pronorm festgelegt: „Unsere Kunden dürfen nichts von der Änderung der SAP Plattform Mitbekommen! Alles muss nach dem Go-Live reibungslos funktionieren.“ Im ersten Projektschritt sollte die Aufsetzung des S/4HANA Systems mitsamt den benötigten Schnittstellen und dem Redesign der Rechnungswesensprozesse erfolgen. Dazu wurde der Greenfield-Ansatz gewählt, bei dem nur ein Minimum der Daten aus dem Altsystem übernommen werden. Parallel sollten alle vorhandenen Prozesse analysiert und auf Basis des SAP Standards neugestaltet werden. Auch sollte die Anlage und Pflege der Geschäftspartnerstammdaten zentralisiert in SAP erfolgen, um eine doppelte Datenhaltung zu vermeiden. Innovationen, die erst durch den Einsatz der neuen S/4HANA Plattform möglich sind, sollen natürlich eingeführt werden.
Hinzu kam, dass nach Abschluss des vorangegangenen Geschäftsjahrs und Go-Live noch eine Archivierung des Alt-Systems erfolgen musste, so dass der Datenzugriff auf das System weiter möglich ist.
Im zweiten Schritt sollte die Anbindung der speziellen Branchensoftware für Küchenherstellen von PCS an das Modul Sales über die allgemeine Fakturaschnittstelle wie auch die Einführung des SAP Abrechnungsmanagements und weiterer Funktionen von SAP Sales erfolgen. Mit dem Ziel, mehr Daten für das Rechnungswesen und das Controlling zur Verfügung stellen zu können. Dies erforderte die Übergabe der Rechnungsdaten über die allgemeine Fakturaschnittstelle auf Positionsebene. Zusätzlich zur Schnittstelle mussten dafür das Abrechnungsmanagement, die Erlöskontenfindung und sonstigen Verkaufsvorgänge eingerichtet werden.
Im dritten und letzten Schritt sollte die Anbindung von PCS und der Lagerverwaltungssoftware an das Modul MM und die Einführung diverser Modulfunktionen stattfinden. Dies umfasste die Abbildung der Materialwirtschaft in SAP inklusive der Auswertungsmöglichkeiten, was eine regelmäßige Datenübertragung aus den Vorsystemen nötig macht. Auch galt es, dafür eine Schnittstelle zu PCS und zur Lagerverwaltungssoftware einzurichten. Zusätzlich mussten die Funktionen der Bestandsbewertung für RHB im Modul Finance/Controlling eingerichtet und Lieferantenboni im Abrechnungsmanagement berücksichtigt werden.
Die Ziele waren klar gesteckt: pronorm wollte eine zentrale Datenbasis für Auswertungen und Berichte schaffen – beginnend mit den Stammdaten der Geschäftspartner. Dazu kam die systemtechnische Abbildung von Prozessen, die bisher mit Officeanwendungen durchgeführt wurden. Mittelfristig sollten auch der Logistik-Teil in SAP S/4HANA genutzt, andere IT-Systeme abgelöst und Produktionsprozesse mit SAP gesteuert werden. Und langfristig galt es, aktuelle Schnittstellen und damit bestehende Abhängigkeiten abzubauen.
Umsetzung des Projektes
Der erste Schritt war mit dem Wunsch verbunden, pünktlich zum Geschäftsjahreswechsel auf das neue S/4HANA System umzustellen. Für die beiden weiteren Schritte galt, dass die Bearbeitung auch parallel stattfinden konnte. So startete man gemeinsam in die Projektphasen, die sich in Konzeption und Integration, Implementierung, Funktionstests, Aufbau des Produktivsystem sowie den Go-Live gliederten.
Zunächst aber wurden in einem Vorprojekt noch die aktiven Kernprozesse analysiert, beschrieben und Anforderungen an das neue SAP S/4HANA System definiert. Dabei haben Axians und pronorm gemeinsam die Konzepte für die Bereiche Finance, Logistik, Formulare und Datenmigration abgestimmt, um sie in der darauffolgenden Projektphase einer S/4HANA Sandbox umzusetzen und einer Detailprüfung zu unterziehen. Anschließend wurden das SAP Entwicklungs- und Produktivsystem aufgebaut und für den Go-Live vorbereitet. Dabei hat die Fachabteilung von pronorm die implementierten Funktionen anhand definierter Testcases überprüft und abgenommen. Kurz vor dem Go-Live wurden die benötigten Daten vollständig in das Produktivsystem migriert. Dabei war vor allem die Bereitstellung der aufbereiteten Daten eine große Herausforderung, denn schon geringfügige Änderungen in den Vorgaben bedeuten aufwändige Nacharbeiten für das Migrationsteam. Zusätzlich wurde auch noch der Wechsel auf ein neues Archiv-System durchgeführt und zum Go-Live getestet. Lediglich die Anpassung der Formulare konnte erst nach der finalen Einrichtung der Prozesse starten.
Axians hat uns in Sachen S/4HANA umfassend abgeholt und während des Projekts mit spezifischem Fachwissen und hohem Umsetzungs-Know-how unterstützt.“
Malte Westerbarkey
Leitung Rechnungswesen, pronorm
Projektergebnis
Die Greenfield Transformation des SAP ERP hin zum SAP S/4HANA im Modul FI/CO konnte wie geplant zum Abschluss des Geschäftsjahres am 1. Januar 2023 live gehen. In der darauffolgenden einmonatigen Hypercare Phase wurden noch systemseitige Probleme herausgearbeitet und korrigiert. Seit Anfang Februar 2023 ist auch diese Phase erfolgreich abgeschlossen und die Axians leistet nun den Standard SAP-Support. pronorm kann nun alle S/4HANA Standard-Prozesse für die relevanten Finance-Applikationen nutzen. Dazu kommt, dass der ostwestfälische Küchenbauer dank des durchgeführten Greenfield-Verfahrens über ein bereinigtes und modernes SAP S/4HANA mit einer langfristigen Wartungsstrategie verfügt. Dazu ist auch die Verfolgung einer modernen UI-Strategie über FIORI möglich.
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Bildquelle: pronorm
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