Die FairNetz GmbH implementierten im Jahr 2010 ein, auf SAP basierendes, dezentrales Workforcemanagement. Derzeit werden ca. 100 gewerbliche Mitarbeiter und 16 Auszubildende über das Workforcemanagement disponiert. Für den mobilen Einsatz nutzten die Reutlinger bis vor kurzem MAM/MAU auf Basis SAP MI (Mobile Infrastructure). Doch mit dem Support-Auslauf zu Ende 2017 entschied sich der Netzbetreiber, das bestehende System abzulösen.
Wichtigstes Kriterium für die neue mobile Lösung: Die Technologie muss weitestgehend als SAP-Standard funktionieren und sich auf dem aktuellen Stand der Technik befinden. Außerdem sollen Administration und Wartung des neuen Systems an einen Dienstleister ausgelagert werden.
Aus einer Hand: Entwicklung, Implementierung, Support
Als langjähriger SAP-Partner, Implementierungs- und Support-Spezialist können wir, die Axians NEO Solutions & Technology GmbH, genau diesen Bedarf abdecken. „Bereits die Einführung unseres Workforce Managements war zuvor durch die NEO erfolgt“, erklärt Markus Digel, Leiter Koordination Auftragssteuerung der FairNetz GmbH. „Wir waren immer überaus zufrieden mit dem Support und wollten auf dieser Basis weitermachen.“ Neben verbesserten Synchronisationszeiten und ganzheitlichem Support hielt das Projekt noch eine weitere Anforderung bereit: die einfache Handhabung der neuen mobilen Lösung. „Wir haben Mitarbeiter, die nicht in der Generation Smartphone aufgewachsen sind. Daher ist es für uns wichtig, dass so viele Angaben wie möglich vorausgewählt sind, wenn der Techniker vor Ort seine Daten einträgt.“
NEO Mobile Suite übernimmt bewährte Funktionen
Aufgrund der beschriebenen Anforderungen entschieden wir uns für die Einführung unserer eigens entwickelten NEO Mobile Suite. Sie gilt als führende mobile Lösung für Auftrags- und Meldungsmanagement, Material- und Geschäftspartnermanagement sowie das Management technischer Objekte. Ausgehend von der Frage, welche Funktionen vom alten MAM/ MAU-Client übernommen werden können, erstellten wir einen Prototyp für die Reutlinger. Dabei gingen wir nach agiler Projektmanagementmethode vor. „Die Scrum-Methode hat sich für uns als sehr effizient erwiesen. Wir haben zweimal die Woche mit unseren Ansprechpartnern auf Seiten der NEO telefoniert und konnten dadurch Anpassungswünsche sofort einkippen. Damit haben wir besonders schnell Erfolge erzielt“, freut sich Digel. Aus der Projektvorgehensweise ergab sich für die FairNetz GmbH noch ein weiterer Pluspunkt: Die durch die NEO-Entwickler im internen Wiki gepflegten Tickets dienen dem Netzbetreiber als Dokumentation. „So müssen wir die Projektschritte nicht zusätzlich bei uns erfassen.“
Cloud-Skepsis erweist sich als unbegründet Im Unterschied zum Altsystem setzten wir mit der NEO Mobile Suite auf die Cloud-Variante. „Zuvor war eine Cloud-Lösung für uns aus Sicherheitsgründen gar nicht vorstellbar. Heute können wir aber sagen, dass unsere Daten sehr sicher sind“, betont Dirk Ulbricht, Leiter der Informationstechnik. Für die FairNetz GmbH ist damit der Einsatz eigener Server obsolet. „Die gesamte Infrastruktur ist für uns kein Thema mehr. Wir verfügen über ein absolut stabiles und hochverfügbares System für die Techniker vor Ort.“
Einfache Datenerfassung, unmittelbare Synchronisation
Die Umstellung auf die NEO Mobile Suite bedeutet für die FairNetz GmbH sehr viel kürzere Synchronisationszeiten. Heute dauert die Datenübertragung nur noch 20 bis 40 Sekunden. Mit dem Smartphone oder Tablet können die Techniker direkt auf die, für den jeweiligen Instandhaltungseinsatz erforderlichen Daten zugreifen und Auftrags- sowie Rückmeldedaten online und offline erfassen und zurück ins SAP verbuchen – und das durchgehend fehlerfrei. Während die Techniker früher nur ihre eigenen Daten erfassen konnten, verfügt nun jedes Endgerät über einen Mehruser-Betrieb. Dadurch können Einsatzleiter die Zeiten des gesamten Teams transferieren. Durch die intuitive Benutzeroberfläche ist die Datenerfassung sehr viel anwenderfreundlicher.
Und noch eine weitere Funktion erleichtert den Technikern den Arbeitsalltag. Mit der NEO Mobile Suite können sie heute „online ins Lager schauen“ um Materialreservierungen anzulegen. Der physische Weg ins Lager entfällt, wodurch wiederum Zeit und Kosten pro Einsatz gespart werden.
„Die NEO Mobile Suite gestaltet meinen Arbeitsalltag sehr viel einfacher. Vor Ort beim Kunden kann ich unsere Lagerbestände einsehen und Ersatzteile auf Knopfdruck reservieren bzw. nachordern lassen – das ist eine Funktion, die ich nicht mehr missen möchte.
Fazit und Ausblick
„Durch die einfache und schnelle Bedienung, die Nutzung moderner Endgeräte und das vereinfachte Materialmanagement konnten wir die Akzeptanz unserer Mitarbeiter für eine mobile Lösung um ein Vielfaches steigern“, beschreibt Digel den Nutzen. Die stark verkürzten Einsatzzeiten sparen Kosten und die Betriebsvereinbarung mit den Stadtwerken wird heute übererfüllt. Und wie geht es weiter? Die NEO Mobile Suite wird kontinuierlich um neue Funktionen erweitert. Aktuell zum Beispiel um eine Checklistenfunktion, mit der die Datenerfassung vor Ort noch intuitiver und effizienter abgewickelt werden kann.
Über die FairNetz GmbH
Die FairNetz GmbH mit Sitz in Reutlingen betreibt mit rund 350 Mitarbeitern die Strom-, Erdgas und Trinkwasserversorgungsnetze in der Region.