Harmonisierte Wartungsplanung – schnell, einfach, bedienungsfreundlich – DB Station&Service AG

Bis zu 1.200 Verkehrssicherungsprüfungen und Eigeninspektionen führt die DB Station&Service AG an einem einzigen Bahnhof allein in einem Monat durch. Dazu gehören zum Beispiel die Wartung von Feuerlöschern und Brandschutztüren sowie die wöchentliche Prüfung von Rolltreppen und Aufzügen. Ein einziger Arbeitsgebietsleiter hat teilweise 200 Bahnhöfe in seiner Obhut, an denen gesetzliche Vorschriften und Qualitätsmanagementvorgaben eine genaue Jahresplanung sämtlicher Kontrollen fordern.

Noch bis vor einiger Zeit fand die jährliche Wartungsplanung in Excel statt – verbunden mit einer enormen manuellen Belastung. Heute nutzen die Gebietsleiter ein speziell auf ihre Anforderungen zugeschnittenes, intelligentes Zyklusplanungstool (ZPT), in dem sie nicht nur die Jahresplanung, sondern auch das untertägige Management der Wartungen abbilden.

In Excel fressen kleinste Änderungen wertvolle Zeit

„Zuvor musste bei jeder Änderung die Planungs-Excel neu ins SAP-System geladen werden“, erinnert sich Lisa-Isabelle Noffke vom Technischen Facility Management der DB Station&Service AG. Das heißt: Immer, wenn eine Prüfung um einen Tag verschoben werden musste oder ein Techniker ein anderes Equipment benötigte, fraß die Bearbeitung kostbare Zeit. „Es hat einfach viel zu lange gedauert, bis uns der aktualisierte Plan vorlag“, beurteilt Arbeitsgebietsleiter Björn Bornemann die tägliche Arbeit mit Excel aus Anwenderperspektive. Eine zusätzliche Herausforderung stellte die Intransparenz der Daten dar, sodass Techniker oft fünfmal pro Monat an ein und denselben Bahnhof fahren mussten. Kurzum: Mit der Jahresplanung in Excel ging ein hohes Maß an Ineffizienz und Fehleranfälligkeit einher.

DB Station&Service AG setzt auf starken SAP-Partner

Um diesen Umstand zu ändern, beauftragte die DB Station&Service AG die Axians NEO Solutions & Technology GmbH. Als starker SAP Partner verfügen wir über eine tiefe SAP-Integration sowie jahrelange Erfahrung mit SAP-basierten Projekten. Im Zentrum der Anforderungen der DB Station&Service AG stand die Harmonisierung der Wartungsaufträge. Zugleich sollte eine Lösung mit bedienerfreundlicher Arbeitsoberfläche implementiert werden.

Fiori-basiertes Planungstool für optimale Anwenderfreundlichkeit

Gemeinsam mit der DB Station&Service AG analysierten wir die spezielle Bedarfslage und sammelten Informationen zu den einzelnen Workflowprozessen. Auf Basis dieser Informationen entwickelten wir ein individuelles, Fiori-basiertes Zyklusplanungstool. Der Hintergrund: SAP Fiori ist eine User-Interface-Technologie, die auf erfolgreichen Grundsätzen der App- und Oberflächenentwicklung basiert – nicht nur im Consumer-Bereich. So bieten wir den Arbeitsgebietsleitern eine grafische Planungsansicht auf Grundlage modernster UI-Bedienkonzepte.

Die Wartungszyklen werden pro Wartungsplan in einer Jahresansicht visualisiert, welche die Anwender situationsbedingt und sofort per Drag and Drop umplanen können. Mit jeder Änderung wird der Wartungsplan automatisch neu gestartet und die Abrufe terminiert.

Scrum: In kleinen Schritten zu maximalem Erfolg

Um die spezifischen Anforderungen der DB Station&Service AG abzubilden, setzten wir das Projekt nach agiler Scrum-Methode um. So konnten wir von Sprint zu Sprint den Input unseres Kunden berücksichtigen. „Während der gesamten Entwicklung waren die NEO-Projektverantwortlichen immer für uns da und jederzeit ansprechbar. So konnten wir Ideen gemeinsam entwickeln. Nicht ein einziges Mal haben wir die Antwort bekommen, etwas sei technisch nicht möglich. Alles wurde nach unseren Wünschen umgesetzt“, berichtet Noffke. Auf diese Weise konnten auch Bahnhofsmanager und Disponenten mit eingebunden werden, um die Anwendungsoberfläche perfekt an ihre Bedürfnisse anzupassen.

Das Ergebnis:

Heute wird das Tool nicht mehr nur für die Jahresplanung eingesetzt, sondern von den Arbeitsgebietsleitern kontinuierlich genutzt. „Ich schaue mindestens einmal pro Woche hinein“, sagt Bornemann. Als Arbeitsgebietsleiter Stationsbetreuung des Bahnhofsmanagements für das Gebiet Braunschweig/Göttingen verwaltet er insgesamt 117 Stationen und erklärt: „Das ZPT ist eine wirkliche Erleichterung. Durch den Umbau von Verkehrsstationen gehen neue Anlagen in Betrieb, bestehende Anlagen temporär außer Betrieb oder bestehende Anlagen werden zurückgebaut. Diese veränderten Prüfungen müssen dann für die Prüfer eingeplant und mit dem Tourenplan harmonisiert werden. Im ZPT kann ich nach bestimmten Informationen filtern und sehe dann auf einen Blick alles, was ich benötige.“

Auch das Urteil aller anderen Mitarbeiter fällt durchweg positiv aus: „Sie sind überaus zufrieden mit der neuen Lösung. Das Bedienfeld ist perfekt auf unsere Anforderungen zugeschnitten. Dadurch verläuft die Planung sehr viel einfacher und schneller“, weiß Noffke. So profitiert die DB Station&Service AG heute von kürzeren Anfahrtswegen, geringeren Arbeitsaufwänden und reduzierten Kosten in der Wartung.

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