Remote Work 2020: Wenn Techis aus dem Homeoffice helfen

Aktuell und krisenbedingt ist für die meisten Büro- und Bildschirmarbeiter das Homeoffice die Regel. Auch wir als ITK-Lösungsanbieter setzen alles daran, Unternehmen und Kunden die digitale Zusammenarbeit zu ermöglichen oder zu vereinfachen – Stichwort: #keepitgoing

Digitale Zusammenarbeit jetzt – und in Zukunft?

Dabei wurde nur der Turbo-Boost für das gezündet, was ohnehin ganz oben auf der Agenda steht: Die digitale Transformation der eigenen Prozesse. Aber unzählige Büroarbeiter, Mitarbeiter, Teams, Kunden und Geschäftspartner müssen sich digitale Strukturen, Tools und passende Rahmenbedingungen im Homeoffice erst erschließen, damit die digitale Zusammenarbeit klappen kann.

Natürlich ist das erst einmal eine Herausforderung. Aber laut einer Citrix/Onepoll-Umfrage im zurückliegenden März sind 71 Prozent der deutschen Büroarbeiter ohnehin der Meinung, dass das Modell Homeoffice auch nach Überwindung der Krise bleiben wird.

Worauf kommt es in puncto Bandbreite bei Remote Work an?

Wenn es also um die technischen Voraussetzungen für reibungsloses Remote Work geht, steht ausreichend und stabile Bandbreite ganz oben auf der Liste. Kommt es hier bei einem selbst oder beim Kunden zu Engpässen, ist Produktivitätsabfall vorprogrammiert.

Für Meetings via Video-Konferenz und andere Bandbreiten-fressende Anwendungen ist vor allem die Upload-Geschwindigkeit entscheidend – 10 Mbit/s sollten es im Homeoffice schon sein. Und falls die Kapazitäten nicht ausreichen, können sie dank skalierbarer Cloud-Ressourcen mitsamt Applikationen immer noch flexibel aufgebohrt werden. Eine völlig andere Größenordnung, aber auch eine größere Investition in die eigene Zukunft sind hingegen SDWANs, die mittels Load Balancing Bandbreiten besser ausnutzen können.

Welche Rolle spielen Hardware, Software und Security?

Hardware-technisch und kurzfristig gesehen, reicht für mobiles Arbeiten von zuhause ein Laptop aus. Längerfristig sollte man schon in ergonomische Hardware und eine vernünftige Büroumgebung investieren – ein oder sogar zwei Bildschirme, ordentliche Eingabegeräte, ein Headset plus eine hochwertige Webcam und wir nähern uns der Premium-Homeoffice-Klasse. Eine Absicherung ist auf Techniker- wie auch Kundenseite Pflicht: Firewall, Malware-Protection, Antivirenlösung bzw. ein ausgereiftes Sicherheitskonzept müssen vorhanden sein. Dass die Compliance eingehalten werden muss, versteht sich von selbst.

Auch Software-Lizenzen sind ein Thema: Die Remote Support-Tools, die ich gerne nutze, müssen nicht zwangsläufig beim Kunden installiert bzw. lizenziert sein. So kommt es bei der digitalen Zusammenarbeit vor allem darauf an, sich zu einigen, womit beide Seiten am besten zurechtkommen. Und während man für die Nutzung von intuitiven Collaboration-Tools nicht so viele Voraussetzungen erfüllen muss – und hier auch kostenlose Testversionen zur Verfügung stehen –, gestaltet sich die Einführung einer Virtual Desktop Infrastructure (VDI) oder eines Virtual Private Networks (VPN) doch deutlich aufwändiger.

Wie kann ich digital mit Kunden zusammenarbeiten?

Für eine Meeting-Session via Video- oder Sprachkonferenz sind Cloud-basierte Meeting-Tools wie Cisco Webex Meetings, Microsoft Teams & Co. ideal. Bei Bedarf lassen sich Daten teilen oder der eigene Bildschirm freigeben, damit die Teilnehmer einem virtuell „über die Schulter“ oder auf die digital absolvierte Präsentation schauen können.

Für die Einwahl oder Remote-Arbeit beim Kunden bietet sich eine Virtual Desktop Infrastructure an (z. B. mit VMware Horizon). So kann sich der Techniker von Remote aus einer sicheren Umgebung mit dem Kunden-Netzwerk verbinden und gemäß den gesetzten Freigaben arbeiten. Dazu wird eine virtuelle Maschine bereitgestellt, die abgekapselt von der physischen Unternehmens-Infrastruktur läuft. Nichts kann herausdringen und Remote Worker haben dennoch die Freiheit, alle Ressourcen, Anwendungen und Dateien zentral gemanagt zu nutzen.

Der sichere und komplette Netzwerkzugriff ist über ein VPN (Virtual Private Network) möglich (z. B. über Cisco AnyConnect). Vor allem bei einer guten und vertrauensvollen Kundenbeziehung bietet sich dieser Königsweg an: Der VPN-Tunnel ist standardmäßig verschlüsselt und damit abhörsicher. Aktuell liegt die Herausforderung vielmehr darin, dass die hierfür benötigten Ressourcen eher knapp sind und Kapazitäten erst aufgestockt werden müssen.

Welche Strukturen machen Heimarbeit produktiver?

Beim Umzug ins Homeoffice entstehen nicht nur technische, sondern auch organisatorische und strukturelle Hürden. Wer ein exklusives und abschließbares Arbeitszimmer Zuhause hat, hat es gut. Wer das nicht behaupten kann, muss mit der Familie oder dem Partner gewisse Kompromisse eingehen: Der eine sitzt vielleicht schon ganz früh morgens am Rechner, um die ruhige Lerchen-Zeit zu nutzen. Andere sind Eulen und legen vielleicht erst spät abends richtig los, wenn alle ins Bett gehen.

Gute Kommunikation hilft, die Gratwanderung zu schaffen: Vielleicht kann man sich mit dem Kunden oder Geschäftspartner auch auf ein Meeting außerhalb von „nine to five“ einigen? Und die Mitbewohner sehen es sicher ein, dass es Timings geben muss, in dem nur der Notfall stören darf.

Ich selbst und sicher auch andere sitzen im Homeoffice auch sehr viel mehr vor dem Rechner als am eigenen Firmenplatz. Der eigene Tag ist noch stärker durchgetaktet – man arbeitet vielleicht nicht länger, für einen gewissen Zeitraum aber deutlich fokussierter. Klar: Der Flurfunk fehlt, kurze Ablenkung und auch der gemütliche Kollegen-Plausch beim Kaffee sind mal nicht so eben möglich. Aber auch oder gerade im Homeoffice gilt, dass Pausen für die eigene Produktivität wichtig sind.

Worauf kommt es in der Kommunikation an?

Bevor das Meeting startet, sollte ein vernünftiger Sitzplatz gewählt sein. Auch beim Arbeiten von zuhause sollte Privates immer noch privat bleiben. Mikrofon und Kamera – bzw. Audio- und Video-Übertragung – sollten für reibungslose Kommunikation auch reibungslos funktionieren. Und gerade bei der Nutzung mehrerer Monitore gehört es zur Remote Work-Netiquette, möglichst direkt in die Kamera zu schauen, denn alles andere könnte für den oder die Gesprächspartner unhöflich rüberkommen.

Und wie im echten Leben auch, wird in Online-Meetings gerne mal geplaudert. Umso mehr Teilnehmer, desto größer meist das Small Talk-Chaos. Besser ist es, vorab einen Zeitrahmen und sogar eine Zielstellung festzulegen, damit das Wesentliche auch geklärt wird. Um sämtliche Themen und Fragen schnell, direkt und bis ins Detail druchgehen zu können, sollten alle Beteiligten im Thema sein. Kurz nachhaken kann man dann auch noch per Mail.

Was sind die größten Vorteile beim Arbeiten von zuhause?

Klar ist, dass jeder das Arbeiten von zuhause individuell anders empfindet. Der eine genießt es, der andere würde es nicht vermissen. Klar ist aber auch, dass das Homeoffice mehr Vorteile als Nachteile bietet. So beweisen Studien mittlerweile, dass Mitarbeiter, die flexibel von zuhause oder anderswo aus Arbeiten können, insgesamt glücklicher, produktiver und auch seltener krank sind.

Als größte Vorteile werden in der Citrix/Onepoll-Umfrage genannt:

• 49 % können die Zeit, die sie sonst auf dem Arbeitsweg verbringen, produktiv nutzen
• 42 % empfinden weniger Stress durch den Wegfall des Pendelns
• 31 % können sich besser konzentrieren, weil es leiser ist und man nicht so sehr von Kollegen abgelenkt wird
• 29 % können mehr Zeit mit ihrer Familie und/oder anderen Freizeitaktivitäten verbringen

Das klingt vertraut: Ich selbst habe täglich ein oder zwei Stunden mehr Freizeit übrig, wenn ich Remote Work mache. Daher lautet mein Fazit: Wenn Techis und Kunden die Spielregeln und Fallstricke der Heimarbeit beherrschen, läuft es wie geschmiert. Mit einer passenden technischen Basis, den richtigen Tools, strukturellen Maßnahmen, Rücksicht der Mitbewohner und reibungsloser Kommunikation kann die nächste Evolutionsstufe der digitalen Zusammenarbeit erreicht werden. Und das ist nicht nur aktuell wichtig, sondern wird in Zukunft wichtiger denn je. Kontaktieren Sie uns, um mehr zu erfahren!