Die Position des Prozessmanagements im SAP Solution Manager 7.2

Der SAP Solution Manager 7.2 bietet viele verschiedene Szenarien, die weltweit SAP-Kunden erfolgreich bei der Verwaltung und Überwachung ihrer Systemlandschaften unterstützen. Wenn Sie noch zu den Skeptikern gehören empfehlen wir Ihnen unseren Blogbeitrag „SAP Solution Manager für Skeptiker“ .

Betrachten wir die letzten Jahre, wird deutlich, dass der SAP Solution Manager seit dem Release-Wechsel auf 7.2 an Popularität gewonnen hat. Doch unsere langjährigen Erfahrungen als SAP Solution Manager Berater zeigen uns auch, dass die verschiedenen Szenarien unterschiedlich stark nachgefragt werden. Grundsätzlich ein ganz normales Phänomen, da stimmen wir Ihnen zu, doch im Fall des Prozessmanagements ebenso verwunderlich.

Prozessmanagement als „unvermeidbares Übel“?

Während SAP das Prozessmanagement ins Zentrum der Funktionalitäten im SAP Solution Manager rückt, die Lösung sogar als «Single Source of Truth» bezeichnet, sehen viele Kunden das Prozessmanagement als „nicht für sie relevant“, „unvermeidbares Übel“ oder im besten Fall noch als „notwendige Voraussetzung für andere Szenarien“. So haben zwar viele unserer Kunden das Prozessmanagement zumindest teilweise konfiguriert, um insbesondere andere Szenarien verwenden zu können, die vielseitigen Funktionalitäten, die dieses Szenario mit sich bringt, werden allerdings nicht oder nur rudimentär genutzt.

Wie lässt sich dieses Phänomen erklären? Und vor allem tuen wir dem Prozessmanagement damit Unrecht, wenn wir es als weniger wichtig und Beiwerk zu anderen Szenarien erachten?

Die Sonderrolle des Prozessmanagements

Viele unserer Kunden betrachten die Applikationen des SAP Solution Managers aus einem ganz bestimmten Blickwinkel. Sie suchen in der Regel im SolMan ein Werkzeug zur Unterstützung eines ganz bestimmten IT-Prozesses. So finden sie z.B. im ChaRM ein Tool zur auditkonformen Unterstützung ihres Change-Management-Prozesses. Die Test Suite bietet ihnen die gewünschte Plattform für strukturiertes Testen und im IT-Service Management sehen sie die Lösung, um diverse Prozesse rund um Service Desk und Service Anforderungen gezielt zu unterstützen.

Das Prozessmanagement nimmt hier eine Sonderrolle ein. Die Dokumentation von Geschäftsprozessen ist meist denkbar unbeliebt und in vielen Unternehmen nicht einmal als eigenständiger Prozess etabliert. Zudem ist das Prozessmanagement selten in der IT beheimatet. Insofern ist es kaum verwunderlich, dass der SAP Solution Manager als Dokumentationstool eher eine untergeordnete Rolle spielt. Daneben sind die Vorteile, die das Prozessmanagement im SAP Solution Manager 7.2 Ihnen bietet, nicht unbedingt auf den ersten Blick ersichtlich. Doch ganz so schnell sollten Sie das Prozessmanagement nicht abschreiben. Denn wie wichtig gerade aus IT Sicht ein geeignetes Tool für das Prozessmanagement ist, wird deutlich, wenn wir uns die Berührungspunkte zwischen dem Prozessmanagement und anderen IT-Prozessen ansehen:

Change Request Management. Sie definieren in einem Änderungsantrag beispielweise, welche Änderungen an einem Prozess vorgenommen werden sollen. Voraussetzung, um dies tun zu können, ist, dass der aktuelle Prozessablauf Ihnen, aber auch dem Änderungsbearbeiter bekannt ist. Insofern sollte der aktuelle Prozess zentral dokumentiert sein. Häufig werden hierzu fachliche Spezifikationen, aber auch Prozessbeschreibungen oder Userstorys verwendet. Kommt es zur Umsetzung der Änderung, muss die Umsetzung – zumindest für Audit-Zwecke – vom Bearbeiter dokumentiert werden. Auch hier greift das Prozessmanagement in den Change Prozess.

Test Management. Ein Prozess oder eine Applikation können nur dann sinnvoll getestet werden, wenn bekannt ist, wie der Prozess abläuft bzw. eine Applikation funktioniert. Sind Ablauf und Funktionsweise nicht zentral für alle Prozessbeteiligten dokumentiert, ist es zudem schwer bis unmöglich, Fehler in der Umsetzung, Designfehler und Fehler in der Testfalldefinition auseinander zu halten. Es wird deutlich, dass auch im Testmanagement die Dokumentation der Geschäftsprozesse eine zentrale Rolle spielt.

IT-Service Management. Wird ein Ticket an den Service Desk gemeldet, muss zur Lösung u.a. entschieden werden, ob es sich um einen Fehler oder eine Erweiterung des bestehenden Prozesses handelt. Diese Entscheidung kann vom Mitarbeiter des Service Desk nur dann getroffen werden, wenn dieser Zugriff auf die aktuelle Dokumentation des Prozesses hat.

Projektmanagement. Gerade im Zusammenhang mit dem Projektmanagement nimmt das Prozessmanagement eine zentrale Stellung ein. Für eine durchgehende Projektkoordination ist die Dokumentation von der Anforderung über die Umsetzung und das Testen hinweg bis hin zum Regelbetrieb besonders wichtig. Die Herausforderung an dieser Stelle ist eine kontinuierliche Dokumentation der Prozesse vom Design bis zur Produktivsetzung.

Egal welchen IT-Prozess wir betrachten, eine Schnittstelle zur Prozessdokumentation ist fast überall zu finden. Genau das erklärt die Bedeutung, die SAP dem Prozessmanagement zuspricht. Entsprechend bietet Ihnen das Prozessmanagement im SAP Solution Manager 7.2 nicht nur eine Oberfläche für die zentrale und einheitliche Ablage Ihrer Prozessdokumentation, es wird gleichzeitig dem hohen Anspruch an Integration mit anderen IT-Prozessen gerecht – das Alleinstellungsmerkmal gegenüber allen anderen Prozessmanagement-Tools. Das Prozessmanagement im SolMan kann also weitaus mehr als nur die Voraussetzungen für andere Szenarien liefern. Vielmehr schafft es gleich für mehrere IT-Prozesse einen Mehrwert. Versäumen Sie es daher nicht, einen näheren Blick auf die Funktionalitäten des Prozessmanagements im SAP Solution Manager 7.2 zu werfen. Es kann sich lohnen!

Einige Vorteile, von denen Sie profitieren können, haben wir Ihnen hier zusammengestellt:

• Zentrale und einheitliche Plattform zur Dokumentation für Fachbereich und IT
• Überblick über die tatsächlich verwendeten Transaktionen und Applikationen
• Überblick über kundeneigene Entwicklungen
• Identifikation von Abhängigkeiten zwischen verschiedenen Geschäftsprozessen
• Nachverfolgbarkeit von Änderungen, auch in Bezug auf Dokumentation
• Wissensmanagement:
  • Kein oder nur geringer Wissensverlust bei Mitarbeiteraustritt
  • Unterstützung bei der Einarbeitung von neuen Mitarbeitern
• Unterstützungsfunktion im ITSM:
  • Nachschlagewerk für Support-Mitarbeiter
  • Schnelle Identifikation von betroffenen Prozessen bei Schnittstellenausfall
• Grundlage für Abgrenzung von Anforderungen und Fehlern im Test im Test
• Lebenszyklusbegleitende Dokumentation im Projekt

Natürlich bietet dieser Blogbeitrag nur erste Denkanstöße zum Prozessmanagement im SAP Solution Manager 7.2. Wenn Sie genauere Infos zu den Funktionen im Prozessmanagement erhalten wollen, empfehlen wir Ihnen unsere Web-Cast Aufzeichnung zum Thema „Prozessdokumentation & -modellierung mit dem SAP Solution Manager 7.2“.