Lösungen: Public Sector Consulting
Ausgangssituation
Seit 2011 gilt im Bundesland Brandenburg die doppische Haushaltsführung – und in diesem Zuge die Verpflichtung zur Erstellung von Eröffnungsbilanz und doppischen Jahresabschlüssen. Allerdings zeigt sich selbst zehn Jahre nach der Einführung, dass viele Kommunen diese gesetzlichen Vorgaben noch nicht erfüllt haben: Bei ihnen liegen keine Jahresabschlüsse vor.
Auch der südöstlich von Berlin gelegene Landkreis Dahme-Spreewald befand sich lange Zeit im damit rechtswidrigen Zustand. Eine Bestandsaufnahme der Kommunalaufsicht aus dem März 2018 brachte die ernüchternde Zahl zutage: Allein bis 2016 fehlten in zahlreichen kreisangehörigen Gemeinden mehr als 200 Jahresabschlüsse und zum Teil sogar die Eröffnungsbilanzen. Das hatte zur Folge, dass auch aktuelle Finanzinformationen für die operative wie strategische Steuerung nicht vorhanden waren.
Projektvorgehen
Dass die betroffenen Gemeinden die Rückstände in Eigenregie aufholen könnten, sah die Kreisverwaltung als wenig realistisch an – und setzte auf einen interkommunalen Ansatz. Dafür legte der Landkreis eine Strukturfondsrichtlinie auf, die auf Antrag sowohl Fördergelder für investive Maßnahmen ausgab als auch die Finanzierung von Beratungsleistungen bei der Erstellung der Abschlüsse inklusive Personalkostenzuwendungen bereitstellte. Gleichzeitig stand für die Verantwortlichen außer Frage, dass für den gewünschten Erfolg die professionelle Unterstützung von Beratern vonnöten ist.
Für die Entwicklung und Durchführung des Beratungsprojekts sicherte sich der Landkreis Dahme-Spreewald deshalb die Kompetenz der PD – Berater der öffentlichen Hand GmbH. Die operative Begleitung der Kommunen übernahm in enger Zusammenarbeit die Axians Public Consulting GmbH. Das Unternehmen unterstützt seit 2001 mit hoher Expertise und langjährigen Erfahrungen in der kommunalen Finanzwirtschaft öffentliche Verwaltungen und deren Unternehmen.
Umsetzung
Neun kreisangehörige Gemeinden nahmen die Hilfe – individuell angepasst an die jeweiligen Bedarfe – für die Erstellung der fehlenden Eröffnungsbilanzen und doppischen Jahresabschlüsse in Anspruch. Entsprechend der Förderrichtlinie umfasste die Begleitung die Bereiche operatives Projektmanagement, Prozesssteuerung und Mediation. Themen wie die Regelung von Zuständigkeiten und Zeitplanung gehörten ebenso dazu wie Projektcoaching, Schulungen, die Erstellung von Richtlinien und Handlungsempfehlungen, die Organisation der Anlagenbuchhaltung und des Fortschreibungsprozesses und vieles mehr. Darüber hinaus spielte die Vermittlung zwischen Fachamt, Rechnungsprüfungsamt und gegebenenfalls der Kommunalaufsicht durch Einsatz eines strukturierten Verfahrens zur Konfliktlösung eine wichtige Rolle.
Ergebnis
Ende 2020 wurde das Projekt erfolgreich abgeschlossen. Weit über 200 rückständige Abschlüsse konnte die Axians Public Consulting während der Laufzeit von Juni 2018 bis Dezember 2020 zum Großteil mit direkter Umsetzung im System erstellen.
Zum großen Erfolg beigetragen haben vor allem zwei Grundlagen. Zum einen wurden im Projekt Verbesserungen in den internen wie in den externen Prozessen zwischen Kommunen und Rechnungsprüfungsämtern erarbeitet. So entschied sich der Landkreis in Abstimmung mit dem Rechnungsprüfungsamt und der Kommunalaufsicht, den retrograden Ansatz auf das Projekt zu übertragen. Das heißt: Es werden nur aktuelle Jahresabschlüsse gemäß den Prüfungsstandards geprüft, während Alt-Abschlüsse um diverse Bestandteile reduziert bzw. gar nicht geprüft werden.
Zum anderen erwies sich die interkommunale Vorgehensweise als sinnvoll – hätten der retrograde Ansatz und die dafür notwendigen Abstimmungen aller beteiligten Stellen von einer Kommune allein nicht gestemmt werden können. Ziel der Verantwortlichen im Landkreis ist es daher, den Projekterfolg zu sichern, indem der Austausch sowie die interkommunale Zusammenarbeit auch weiterhin unterstützt werden.